Rejestr zmian
Pobierz dane XMLDrukuj informacjęSzczegóły informacji
Specjalistka/Specjalista do spraw obsługi kancelaryjnej i sekretariatu
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2022-05-11 14:27:03 przez Admin Zacheta
Akapit nr - brak tytułu
Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki poszukuje
Specjalistki/Specjalisty do spraw obsługi kancelaryjnej i sekretariatu
Jeśli jesteś osobą, która lubi pracę z ludźmi, jest kontaktowa, i nie boi się dynamicznej pracy oraz ma ochotę brać udział w rozwoju naszej instytucji to szukamy właśnie Ciebie!
Stanowisko: Specjalistka/specjalista ds. obsługi kancelaryjnej
Dział: Sekretariat, Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki
Specjalistki/Specjalisty do spraw obsługi kancelaryjnej i sekretariatu
Jeśli jesteś osobą, która lubi pracę z ludźmi, jest kontaktowa, i nie boi się dynamicznej pracy oraz ma ochotę brać udział w rozwoju naszej instytucji to szukamy właśnie Ciebie!
Stanowisko: Specjalistka/specjalista ds. obsługi kancelaryjnej
Dział: Sekretariat, Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki
Do Twoich głównych obowiązków należeć będzie:
- Prowadzenie obsługi kancelaryjnej zgodnie z obowiązującą w Zachęcie instrukcją, w tym m.in. przyjmowanie i rozdział przesyłek i dokumentów, skanowanie i ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym obiegu dokumentów i dbanie o sprawny ich obieg, prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej, prowadzenie ewidencji przesyłek wpływających;
- Obsługa korespondencji elektronicznej;
- Administracja systemu epuap i elektronicznego obiegu dokumentów;
- Przygotowanie i terminowa wysyłka zaproszeń na wystawy;
- Bieżąca kontrola realizacji umów z firmami pocztowymi i kurierskimi, w tym m.in. rozliczanie faktur, kontrola zgodności opłat z zawartymi umowami oraz terminu obowiązywania umów;
- Kreowanie właściwego wizerunku instytucji, dbanie o porządek, estetykę i czystość biura;
- Prowadzenie i obsługi sekretariatu Dyrekcji;
- Przygotowywanie i obsługa organizacyjno-recepcyjna spotkań Dyrekcji;
- Wsparcie przy organizacji, koordynacji i rozliczania służbowych wyjazdów krajowych i zagranicznych Dyrekcji;
- Sporządzanie projektów pism, sprawozdań, raportów i protokołów ze spotkań na polecenie Dyrekcji;
- Wsparcie Dyrekcji w codziennych zadaniach, pozyskiwanie informacji i dbanie o prawidłowy proces ich przepływu;
- Kompletowanie i przedkładanie dokumentów i korespondencji do podpisu oraz właściwa ich dystrybucja wewnątrz instytucji.
- Wsparcie sekretariatu w codziennych zadaniach;
- Pozostałe zadania zlecone przez przełożonego.
Wymagania:
- wykształcenie minimum średnie, dodatkowym atutem będzie znajomość zasad etykiety lub protokołu dyplomatycznego oraz ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny;
- mile widziane doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku;
- mile widziana dobra znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie);
- chęć poznania procesów w instytucji publicznej, ciekawość, dociekliwość i otwartość na wiedzę;
- komunikatywność oraz wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne, umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach;
- umiejętność zarządzania czasem, wykonywania różnorodnych zadań oraz ustalania priorytetów, samodzielność w wykonywaniu zadań, zaangażowanie, dokładność, rzetelność, skrupulatność;
- umiejętność analitycznego myślenia i efektywnego rozwiązywania problemów;
- wysoka kultura osobista, dyplomacja, dyskrecja i lojalność;
- dobra znajomość programów m.in. pakietu Microsoft Office, umiejętność i chęć pracy w chmurze.
Oferujemy:
- stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę na pełny etat;
- wynagrodzenie miesięczne 4 500,00 zł brutto;
- możliwość rozwoju zawodowego;
- pakiet socjalny: dofinansowanie do wypoczynku, zapomogi, pożyczki mieszkaniowe, korzystna oferta dodatkowej opieki medycznej;
CV WRAZ Z KLAUZULĄ
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Zachętę – Narodową Galerie Sztuki w celu i zakresie niezbędnym w procesie rekrutacyjnym na aplikowane przeze mnie stanowisko”
i/lub
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Zachętę – Narodową Galerię Sztuki na potrzeby przyszłych rekrutacji”
prosimy przesyłać na adres e-mail:
z dopiskiem rekrutacja na stanowisko Specjalista/Specjalistka do spraw obsługi kancelaryjnej i sekretariatu.
Na zgłoszenia czekamy do 20 maja 2022 r.
Zastrzegamy sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rekrutacji.
Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami.
