Rejestr zmian
Pobierz dane XMLDrukuj informacjęSzczegóły informacji
Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki poszukuje Specjalistki/Specjalisty do działu kancelaria i archiwum
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2022-11-04 13:54:20 przez Admin Zacheta
Specjalistka/Specjalista do działu kancelaria i archiwum
Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki poszukuje
Specjalistki/Specjalisty do działu kancelaria i archiwum
Jeśli jesteś osobą, która lubi pracę z ludźmi, jest kontaktowa, i nie boi się dynamicznej pracy oraz ma ochotę brać udział w rozwoju naszej instytucji to szukamy właśnie Ciebie!
Stanowisko: Specjalistka/Specjalista
Dział: kancelaria i archiwum, Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki
Specjalistki/Specjalisty do działu kancelaria i archiwum
Jeśli jesteś osobą, która lubi pracę z ludźmi, jest kontaktowa, i nie boi się dynamicznej pracy oraz ma ochotę brać udział w rozwoju naszej instytucji to szukamy właśnie Ciebie!
Stanowisko: Specjalistka/Specjalista
Dział: kancelaria i archiwum, Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki
- Prowadzenie i obsługa archiwum zakładowego;
- Współpraca z działami w zakresie obsługi archiwum tj: przyjmowanie, porządkowanie i udostępnianie akt osobowych oraz dokumentacji księgowej i kadrowej;
- Należyte zabezpieczenie dokumentacji przed zniszczeniem bądź zabraniem przez osoby nieupoważnione;
- Prowadzenie ewidencji dokumentacji archiwum;
- Prowadzenie ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w archiwum;
- Doradzanie pracownikom w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją archiwizacyjną;
- Sporządzanie corocznych sprawozdań z działalności archiwum i stanu dokumentacji za dany rok;
- Prowadzenie innych czynności archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i zarządzeniami w Zachęcie – Narodowej Galerii Sztuki;
- Współpraca z firmą zewnętrzną w zakresie brakowania dokumentacji oraz przekazania dokumentacji do Archiwum Akt Nowych w Warszawie;
- Prowadzenie obsługi kancelaryjnej zgodnie z obowiązującą w Zachęcie instrukcją, w tym m.in. przyjmowanie i rozdział przesyłek i dokumentów, skanowanie i ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym obiegu dokumentów i dbanie o sprawny ich obieg, prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej, prowadzenie ewidencji przesyłek wpływających;
- Obsługa korespondencji elektronicznej;
- Przygotowanie i terminowa wysyłka zaproszeń na wystawy;
- Bieżąca kontrola realizacji umów z firmami pocztowymi i kurierskimi, w tym m.in. rozliczanie faktur, kontrola zgodności opłat z zawartymi umowami oraz terminu obowiązywania umów.
- wykształcenie minimum średnie, dodatkowym atutem będzie znajomość zasad etykiety lub protokołu dyplomatycznego;
- ukończony kurs archiwalny pierwszego i drugiego stopnia;
- znajomość przepisów obowiązujących w zakresie postępowania z dokumentacją spraw ostatecznie załatwionych i prowadzenia archiwum;
- praktyczna znajomość zagadnień prawnych i organizacyjnych z zakresu prowadzenia archiwum zakładowego oraz ochrony danych osobowych;
- doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu i organizacji archiwum zakładowego minimum 3 lata;
- dobra znajomość programów m.in. pakietu Microsoft Office, umiejętność i chęć pracy w chmurze;
- komunikatywność oraz wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne, umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach;
- umiejętność zarządzania czasem, wykonywania różnorodnych zadań oraz ustalania priorytetów, samodzielność w wykonywaniu zadań, zaangażowanie, dokładność, rzetelność, skrupulatność;
- umiejętność analitycznego myślenia i efektywnego rozwiązywania problemów;
- wysoka kultura osobista, dyplomacja, dyskrecja i lojalność;
- posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych;
- niekaralność za przestępstwa popełnione umyślnie;
- chęć poznania procesów w instytucji publicznej, ciekawość, dociekliwość i otwartość na wiedzę.
Mile widziane:
- mile widziana dobra znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie);
- mile widziane doświadczenie zawodowe w urzędach administracji publicznej;
- posiadanie wykształcenia wyższego ze specjalizacją archiwalną będzie dodatkowym atutem.
Oferujemy:
- stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę na pełny etat;
- wynagrodzenie miesięczne zasadnicze 4 500,00 zł brutto;
- dodatek stażowy za wysługę lat od 5% do 20% na podstawie udokumentowanego stażu pracy. Dodatek przysługuje od 5 lat stażu pracy;
- możliwość rozwoju zawodowego;
- pakiet socjalny: dofinansowanie do wypoczynku, zapomogi, pożyczki mieszkaniowe, korzystna oferta dodatkowej opieki medycznej;
CV WRAZ Z KLAUZULĄ
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Zachętę – Narodową Galerie Sztuki w celu i zakresie niezbędnym w procesie rekrutacyjnym na aplikowane przeze mnie stanowisko”
i/lub
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Zachętę – Narodową Galerię Sztuki na potrzeby przyszłych rekrutacji”
prosimy przesyłać na adres e-mail:
z dopiskiem rekrutacja na stanowisko Specjalista/Specjalistka do spraw obsługi archiwum i kancelarii.
Na zgłoszenia czekamy do 30 listopada 2022 r.
Zastrzegamy sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rekrutacji.
Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami.
