ˆ

Rejestr zmian

Szczegóły informacji

Specjalistki/Specjalisty do spraw obsługi kancelaryjnej i sekretariatu

Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2022-08-08 12:34:15 przez Admin Zacheta

Specjalistki/Specjalisty do spraw obsługi kancelaryjnej i sekretariatu

Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki poszukuje
Specjalistki/Specjalisty do spraw obsługi kancelaryjnej i sekretariatu
Jeśli jesteś osobą, która lubi pracę z ludźmi, jest kontaktowa, i nie boi się dynamicznej pracy oraz ma ochotę brać udział w rozwoju naszej instytucji to szukamy właśnie Ciebie!
Stanowisko: Specjalistka/specjalista ds. obsługi kancelaryjnej
Dział: Sekretariat, Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki
 
Do Twoich głównych obowiązków należeć będzie:
  • Prowadzenie obsługi kancelaryjnej zgodnie z obowiązującą w Zachęcie instrukcją, w tym m.in. przyjmowanie i rozdział przesyłek i dokumentów, skanowanie i ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym obiegu dokumentów i dbanie o sprawny ich obieg, prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej, prowadzenie ewidencji przesyłek wpływających;
  • Obsługa korespondencji elektronicznej;
  • Administracja systemu epuap i elektronicznego obiegu dokumentów;
  • Przygotowanie i terminowa wysyłka zaproszeń na wystawy;
  • Bieżąca kontrola realizacji umów z firmami pocztowymi i kurierskimi, w tym m.in. rozliczanie faktur, kontrola zgodności opłat z zawartymi umowami oraz terminu obowiązywania umów;
  • Kreowanie właściwego wizerunku instytucji, dbanie o porządek, estetykę i czystość biura;
  • Prowadzenie i obsługi sekretariatu Dyrekcji;
  • Przygotowywanie i obsługa organizacyjno-recepcyjna spotkań Dyrekcji;
  • Wsparcie przy organizacji, koordynacji i rozliczania służbowych wyjazdów krajowych i zagranicznych Dyrekcji;
  • Sporządzanie projektów pism, sprawozdań, raportów i protokołów ze spotkań na polecenie Dyrekcji;
  • Wsparcie Dyrekcji w codziennych zadaniach, pozyskiwanie informacji i dbanie o prawidłowy proces ich przepływu;
  • Kompletowanie i przedkładanie dokumentów i korespondencji do podpisu oraz właściwa ich dystrybucja wewnątrz instytucji.
  • Wsparcie sekretariatu w codziennych zadaniach;
  • Pozostałe zadania zlecone przez przełożonego.
Wymagania:
  • wykształcenie minimum średnie, dodatkowym atutem będzie znajomość zasad etykiety lub protokołu dyplomatycznego oraz ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny;
  • mile widziane doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku;
  • mile widziana dobra znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie);
  • chęć poznania procesów w instytucji publicznej, ciekawość, dociekliwość i otwartość na wiedzę;
  • komunikatywność oraz wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne, umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach;
  • umiejętność zarządzania czasem, wykonywania różnorodnych zadań oraz ustalania priorytetów, samodzielność w wykonywaniu zadań, zaangażowanie, dokładność, rzetelność, skrupulatność;
  • umiejętność analitycznego myślenia i efektywnego rozwiązywania problemów;
  • wysoka kultura osobista, dyplomacja, dyskrecja i lojalność;
  • dobra znajomość programów m.in. pakietu Microsoft Office, umiejętność i chęć pracy w chmurze.
 
Oferujemy:
  • stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę na pełny etat;
  • wynagrodzenie miesięczne 4 500,00 zł brutto;
  • możliwość rozwoju zawodowego;
  • pakiet socjalny: dofinansowanie do wypoczynku, zapomogi, pożyczki mieszkaniowe, korzystna oferta dodatkowej opieki medycznej;
 
CV WRAZ Z KLAUZULĄ
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Zachętę – Narodową Galerie Sztuki w celu i zakresie niezbędnym w procesie rekrutacyjnym na aplikowane przeze mnie stanowisko”
i/lub
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Zachętę – Narodową Galerię Sztuki na potrzeby przyszłych rekrutacji”
prosimy przesyłać na adres e-mail:  z dopiskiem rekrutacja na stanowisko Specjalista/Specjalistka do spraw obsługi kancelaryjnej i sekretariatu.
Na zgłoszenia czekamy do 8 września 2022 r. 
Zastrzegamy sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rekrutacji.
Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami.