Rejestr zmian
Pobierz dane XMLDrukuj informacjęSzczegóły informacji
Kierownik Sekretariatu i Kancelarii
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2022-11-28 14:51:54 przez Admin Zacheta
Kierownik Sekretariatu i Kancelarii
Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki poszukuje
Kierownika Sekretariatu i Kancelarii
Jeśli jesteś osobą, która lubi pracę z ludźmi, jest kontaktowa, i nie boi się dynamicznej pracy oraz ma ochotę brać udział w rozwoju naszej instytucji to szukamy właśnie Ciebie!
Stanowisko: Wyższa Specjalistka/Wyższy Specjalista
Kierownika Sekretariatu i Kancelarii
Jeśli jesteś osobą, która lubi pracę z ludźmi, jest kontaktowa, i nie boi się dynamicznej pracy oraz ma ochotę brać udział w rozwoju naszej instytucji to szukamy właśnie Ciebie!
Stanowisko: Wyższa Specjalistka/Wyższy Specjalista
Funkcja: Kierownik działu
Dział: Sekretariat oraz Kancelaria i Archiwum, Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki
Dział: Sekretariat oraz Kancelaria i Archiwum, Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki
Do Twoich głównych obowiązków należeć będzie:
- Nadzór i koordynowanie prac sekretariatu Dyrekcji Zachęty;
- Nadzór i koordynowanie prac punktu kancelaryjnego Zachęty;
- Nadzór nad archiwum zakładowym Zachęty;
- Przygotowanie planów i sprawozdań merytorycznych do Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz sprawozdań z działalności wystawienniczej do Głównego Urzędu Statystycznego;
- Obsługa korespondencji elektronicznej;
- Prowadzenie dokumentacji Dyrekcji;
- Przygotowanie i redagowanie pism do podpisu Dyrekcji;
- Administrowanie systemu Macrologic CRM Instytucja Kultury;
- Wykonywanie czynności urzędowych – potwierdzanie kopii dokumentów „za zgodność z oryginałem”;
- Koordynowanie i prowadzenie spraw oraz przechowywanie aktów założycielskich Zachęty m.in.: Statusów i odpisów z rejestrów: NIP, REGON, RNIK;
- Prowadzenie rejestru oraz przechowywanie:
- zarządzeń Dyrektora;
- pełnomocnictw i upoważnień;
- Sprawowanie nadzoru nad pieczątkami nagłówkowymi i imiennymi (zakup, wydawanie, brakowanie) oraz prowadzenie ich rejestru;
- Kreowanie właściwego wizerunku instytucji, dbanie o porządek, estetykę i czystość biura;
- Organizacja, koordynacja i rozliczanie służbowych wyjazdów krajowych i zagranicznych Dyrekcji;
- Zbieranie danych, przygotowywanie materiałów, zestawień i tworzenie prezentacji na potrzeby Dyrekcji;
- Sporządzanie projektów pism, sprawozdań, raportów i protokołów ze spotkań na polecenie Dyrekcji;
- Kontakt z urzędami, instytucjami, organizacjami i podmiotami nadzorczymi;
- Prowadzenie spraw związanych z prenumeratą czasopism;
- Ścisła i aktywna współpraca z innymi działami i osobami w instytucji w tym przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych;
- Obsługa korespondencji elektronicznej (m.in. e-mail, ePUAP) oraz praca w chmurze;
- Zarządzanie podległymi pracownikami działu w zakresie organizacji i dyscypliny pracy;
- Tworzenie i rozliczanie budżetu działu oraz przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych;
- Zaopatrywanie sekretariatu w materiały, produkty i inne środki niezbędne do jego prawidłowego funkcjonowania i monitorowanie zapasów.
Wymagania:
- wykształcenie minimum średnie, dodatkowym atutem będzie znajomość zasad etykiety lub protokołu dyplomatycznego oraz ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny;
- doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku minimum 3 lata;
- bardzo dobra znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie);
- chęć poznania procesów w instytucji publicznej, ciekawość, dociekliwość i otwartość na wiedzę;
- komunikatywność oraz wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne, umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach;
- umiejętność zarządzania czasem, wykonywania różnorodnych zadań oraz ustalania priorytetów, samodzielność w wykonywaniu zadań, zaangażowanie, dokładność, rzetelność, skrupulatność;
- umiejętność analitycznego myślenia i efektywnego rozwiązywania problemów;
- wysoka kultura osobista, dyplomacja, dyskrecja i lojalność;
- dobra znajomość programów m.in. pakietu Microsoft Office, umiejętność i chęć pracy w chmurze.
Mile widziane:
- doświadczenie zawodowe w prowadzeniu Sekretariatu i/lub Kancelarii Instytucji Kultury;
- znajomość przepisów obowiązujących w zakresie postępowania z dokumentacją spraw ostatecznie załatwionych i prowadzenia archiwum;
Oferujemy:
- stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę na pełny etat;
- wynagrodzenie zasadnicze 5 000,00 zł brutto;
- dodatek stażowy za wysługę lat od 5% do 20% wynagrodzenia zasadniczego, na podstawie od udokumentowanego stażu pracy. Dodatek przysługuje od 5 lat stażu pracy;
- dodatek funkcyjny od 15% do 40% wynagrodzenia zasadniczego;
- możliwość rozwoju zawodowego;
- pakiet socjalny: dofinansowanie do wypoczynku, zapomogi, pożyczki mieszkaniowe, korzystna oferta dodatkowej opieki medycznej;
CV WRAZ Z KLAUZULĄ
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Zachętę – Narodową Galerie Sztuki w celu i zakresie niezbędnym w procesie rekrutacyjnym na aplikowane przeze mnie stanowisko”
i/lub
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Zachętę – Narodową Galerię Sztuki na potrzeby przyszłych rekrutacji”
prosimy przesyłać na adres e-mail:
z dopiskiem „Rekrutacja na Kierownika Sekretariatu i Kancelarii”
Na zgłoszenia czekamy do 28 grudnia 2022 r.
Zastrzegamy sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rekrutacji.
Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami.
